Sähköpostilaskun lähetystavat

Maventa-tilillä voit määrittää voiko lasku lähteä sähköpostitse ja millä tavalla lähetys tapahtuu. Sähköpostilaskut voidaan lähettää sähköpostin liitteenä, latauslinkillä tai hyväksy/hylkää-valinnalla. Sähköpostiasetuksia voit muuttaa kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti:

Lähetä liitteiden kanssa

Tällä valinnalla kaikkiin sähköpostilaskuihin liitetään laskukuva PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. Kaikki liitteet ja laskukuva ovat erillisinä tiedostoina sähköpostiviestissä.
Huomioithan, että sähköpostiin liitettyjen tiedostojen yhteenlaskettu koko tulee olla alle 5 megatavua. Jos laskukuva tai liitteet ovat suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventan esilläpitopalvelusta viestissä olevan linkin kautta. Lähettäjä ei saa ilmoitusta sähköpostilaskun toimituksesta eikä toimituksen epäonnistumisesta, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai vastaanottajan sähköposti on merkannut sähköpostin roskapostiksi.
HUOM! Mukana on aina myös latauslinkki, koska liitteiden näyttämisessä saattaa ilmetä odottamattomia ongelmia ja näin varmistamme, että vastaanottaja saa aina liitteet.

Suomessa virtuaalinen viivakoodi lisätään myös sähköpostin runkoon lähetettäessä kuvaliitteenä olevaa laskua.

Lähetä yhdistettyjen PDF-tiedostojen kanssa

Tällä valinnalla kaikkiin sähköpostilaskuihin liitetään laskukuva PDF-muodossa sekä mahdolliset muut liitteet. Kaikki PDF-liitteet ja laskukuva yhdistetään yhdeksi tiedostoksi sähköpostiviestiin. Muut liitteet, jotka eivät ole PDF-liitteitä, ovat erillisinä tiedostoina sähköpostiviestissä. Tätä tapaa on hyvä käyttää, mikäli vastaanottajan järjestelmä (esim. skannauspalvelu) vaatii, että sähköpostilaskuissa on mukana PDF-liite.
Huomioithan, että sähköpostiin liitettyjen tiedostojen yhteenlaskettu koko tulee olla alle 5 megatavua. Jos laskukuva tai liitteet ovat suurempia, pyydetään vastaanottajaa noutamaan liitteet Maventan esilläpitopalvelusta viestissä olevan linkin kautta. Lähettäjä ei saa ilmoitusta sähköpostilaskun toimituksesta eikä toimituksen epäonnistumisesta, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai vastaanottajan sähköposti on merkannut sähköpostin roskapostiksi.
HUOM! Mukana on aina myös latauslinkki, koska liitteiden näyttämisessä saattaa ilmetä odottamattomia ongelmia ja näin varmistamme, että vastaanottaja saa aina liitteet.

Suomessa virtuaalinen viivakoodi lisätään myös sähköpostin runkoon lähetettäessä kuvaliitteenä olevaa laskua.

Lähetä sähköpostilaskut linkillä

Huom! Tämä valinta on käytössä oletusasetuksena suurimmalla osalla asiakkaistamme.

Tämä valinta tarkoittaa, että sähköpostilasku sisältää linkin ja salasanan, jolla vastaanottaja pääsee lataamaan laskun Maventan palvelusta sen sijaan, että sähköpostiviestissä olisi PDF-liite. Kun vastaanottaja klikkaa linkkiä ja avaa laskun salasanalla, lähettäjä saa ilmoituksen sähköpostiinsa. Lasku ei mene virhe-tilaan, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai, jos vastaanottajan sähköposti on merkannut sähköpostin roskapostiksi.

Mikäli Maventa-tilillä on päällä muistutusviestit sähköpostilaskujen vastaanottajalle (Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti > Muistutukset), muistutukset eivät lopu ennen kuin asiakas käy lataamassa laskun linkin takaa. 

HUOM! Linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, jonka jälkeen laskun vastaanottajaa ohjeistetaan olemaan yhteydessä laskuttajaan.

Lähetä sähköpostilaskut hyväksy/hylkää-valinnalla

Tällä valinnalla vastaanottajan täytyy hyväksyä lasku nähdäkseen laskun maksutiedot. Vastaanottaja voi myös hylätä laskun ja jättää viestin laskun hylkäämisen syystä laskun lähettäjälle. Kun laskun tila muuttuu esimerkiksi vastaanottajan hyväksyessä laskun, lähettäjä saa tästä sähköposti-ilmoituksen ja vastaavasti laskun tila Maventa-tilillä päivittyy.

Mikäli Maventa-tilillä on päällä muistutusviestit sähköpostilaskujen vastaanottajalle (Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Sähköposti > Muistutukset), muistutukset eivät lopu ennen kuin asiakas klikkaa toisen vaihtoehdoista laskulla.

HUOM! Linkki esilläpitopalveluun on voimassa 90 päivää, jonka jälkeen laskun vastaanottajaa ohjeistetaan olemaan yhteydessä laskuttajaan.

Muistutukset

Tällä valinnalla voit asettaa automaattisten muistutuksen sähköpostilaskulle ja määrittää, kuinka usein  laskusta lähetetään, jos laskua ei ole hyväksytty/hylätty tai laskulinkkiä ei ole avattu eräpäivän jälkeen. Muistutukset eivät ole käytössä, mikäli laskut lähetetään PDF-liitteellä.

Sähköpostin otsikkokuva

Voit lisätä otsikkokuvan sähköpostilaskun viestiosaan asetuksista Lataa-painikkeella.

Otsikkokuva on kuva, joka näkyy sähköpostin yläosassa ja sitä käytetään räätälöintitarkoituksiin.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei